電話代行を利用する際のリスク

電話代行を活用する事は、とても便利な反面様々なリスクがあります。
今回は、電話代行サービスを利用する上で知っておきたいリスクについて説明をします。

1.電話回線のトラブルによるリスク
電話代行のサービスはどうしても電話回線を使用しなければなりません。
最近は光電話やIP電話を利用する電話代行会社も増えて参りました。
光インターネット回線を利用した光電話はルーターを使用しています。
フリーズをしたり、近隣で雷が発生した場合に回線がダウンしてしまうケースがあります。
こういったトラブルが発生した場合には、電話が通じなくなる可能性がありますので、電話代行業務が停止してしまうリスクがあります。

２.電話代行の業務時間帯に冠するリスク
電話代行の受付時間帯には気をつけなければなりません。
業務時間帯以外の入電は全てチャンスロスに繋がります。
夜間対応が可能な会社や、24時間対応の電話代行業者もあります。
電話代行会社の業務時間帯以外の入電について、担当者の携帯電話に転送をさせる様な方法もあります。
自社のホームページには電話番号以外に、電話受付時間をきちんと記載しておいた方が良いでしょう。

3.オペレーターの質によるリスク
電話代行の会社が採用しているスタッフは、正社員もいれば学生や主婦のパートタイマー、或いは在宅オペレーターを採用している会社もあります。
貴社の顔として電話対応をするにふさわしい人間が対応をしないと、
イメージダウンに繋がる恐れがあります。
オペレーターも人間ですので、モチベーションが高まる環境で働いているかどうかは非常に重要な問題になります。
給与待遇が良い会社かどうかも利用者にとっては重要な判断要素になるでしょう。
スタッフに優しい会社は、利用者にも優しいはずです。
その点もしっかりと見極め、モチベーションの高いオペレーターが揃う秘書代行を選びたいものです。

以上、３つの視点に絞って説明を致しました。
これから付き合う電話代行の会社次第で、貴社の業績にも大きく影響を与える可能性がある大変重要な問題ですので、時間をかけてしっかりと選ぶ必要があると思います。