勝手な判断をしてはならない。
電話代行の業務において気を付けなければならない事があります。
それは、電話秘書が勝手な判断をしてはならないという事です。
電話対応をしていると、時折約束を求められる事があります。
例えば、「○○時までに必ず折り返しお電話が欲しい。」であるとか、
「商品が間違っているから返品して欲しい。」といった様なものです。
電話秘書が会員様の会社の正規従業員であれば、ある程度の裁量権で約束をする事が出来るかも知れません。
しかし、会員様の電話秘書として対応をしますが、厳密に言えば社員ではありません。
仕事の現場にいるわけではありませんので、当然正しい判断をする事が出来ません。
従いまして、その場の適当な判断で約束をしてしまった事が後で大きな問題に繋がってしまう恐れが出てきます。
電話秘書はこの様な場合、「担当に申し伝えます。」と対応し、その場を収めます。
判断はあくまでもご担当の方にしていただくのが正しい対応になります。
電話秘書は、電話の取次ぎという領分を越えてはならないという原則があります。
臨機応変な対応と勝手な判断の境目を誤ってはなりません。
電話秘書サービスはとても便利なサービスですが、現場ではあくまでも
冷静に適切な対応をする事を心がけています。
