業務報告で難しい事
電話代行の業務の現場にスポットを当てたいと思います。
オペレーターがどんな電話受付内容を業務報告をする際に、概ねメールを利用します。
メールで報告をする時に難しいのは漢字です。
改めて日本語の難しさを感じする次第です。
日本語は異口同音が多く、実際にどの漢字を当てはめれば良いのか判断に迷います。
渡部さん、渡辺さん、渡邊さんのどのワタナベさんか迷っても相手に聞く訳にはいきません。それは相手は電話秘書のスタッフが受けているとは思っていないからです。
従ってメールで報告をする際には、カタカナ表記で送ることが多くなります。或いは、事前にお取引様のリストをご提示いただき、データベースに登録をして対応致します。
会社名や担当者名の報告はある程度それですみますが、ビジネスのやり取りにおいて専門的な言葉が出てきた場合は困ります。
文脈からある程度判断をする事も可能ですが、業務の知識が無い場合は判断のしようがありません。
公害、郊外、口外、口蓋、校外・・・たくさん「コウガイ」という言葉がありますが、全く意味が違います。
間違った漢字を用いると話の内容が全く違うものになってしまう恐れがあります。ビジネスの世界では取り返しがつかない事態に発展する事も考えられます。
電話のオペレーション業務では、電話秘書が勝手に判断をしてしまう事を最も注意します。
従って、わからない場合はカタカナの表記にするのが最もリスクが少ない伝達手段となるのです。
報告を受けた担当者は十分な知識と情報、経験がありますので大体理解出来ますし、場合によっては先方に折り返しお電話をしますので問題が無い訳です。
今回は、電話の秘書業務を通じて、日本語の難しさについてお話をさせていただきました。
